"Co słychać?" | maj - czerwiec 2025

Z atrudniania pracowników W marcu uruchomiliśmy elektroniczny system zatrudniania pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu można sprawnie, w pełni cyfrowo przejść proces zatrudnienia. Nie musimy już wypełniać papierowych druków i dbać o kompletację dokumentów – teraz wystarczy kilka kliknięć w systemie, by komplet poprawnie wypełnionych dokumentów trafił do Działu Kadr i Płac. AUTOR Justyna Kisiela kierownik sekcji kadr i płac Dział Wsparcia i Bezpieczeństwa Pracowników, Dział Kadr i Płac Elektroniczny system ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW Każdego dnia usprawniamy elektroniczny obieg dokumen- tów. Od półtora roku w formie elektronicznej podpisujemy dokumenty kadrowe takie jak: umowa o pracę, porozumienia zmieniające czy informacje o warunkach zatrudnienia. Zabezpieczenia zastosowane w elektronicznym obiegu dokumentów odpowiadają naj- nowszym rozporządzeniom UE. Formalności związane z zatrudnieniem odbywają się teraz poprzez połączenie systemu rekrutacji z wnioskiem o zatrudnienie pracownika w Amodit. Cały proces rusza , gdy zatrudnienie wybranego kandydata zostanie zaakceptowane w systemie rekrutacji przez rektrutera lub przełożonego. Kolejne kroki odbywają się już w systemie Amodit: kandydat automatycznie otrzyma na swój adres e-mail kwestionariusz, na podstawie którego zostanie wystawione skierowanie na badania; we wniosku o zatrudnienie pracownika zostanie założona nowa sprawa. Po zatwierdzeniu kwestionariusza przez kandydata przełożony przystępuje do kolejnych etapów procesu, czyli: wystawia skierowanie na badania; dołącza orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do wykonywania pracy; przygotowuje potwierdzenie warunków zatrudnienia i przekazuje je kandydatowi do złożenia elektroniczne- go podpisu w pierwszym dniu zatrudnienia; uruchamia e-formularz dla nowego pracownika, aby mógł on uzupełnić pozostałe dane wymagane przy zatrudnieniu. Pracownik wypełnia e-formularz , korzystając z dostęp- nego w drogerii iPada lub prywatnego telefonu. Pola do wypełnienia są odpowiednio opisane, a aplikacja nie pozwoli pominąć tych, które należy obowiązkowo wypełnić. Po uzupełnieniu wszystkich danych pracownik generuje e-dokumenty kadrowe, tj.: kwestionariusz osobowy; zgłoszenie do ubezpieczenia ZUS; PIT-2; oświadczenie o zapoznaniu z kasą rejestrującą; oświadczenie dotyczące uprawnień rodzicielskich; a następnie podpisuje je elektronicznie za pomocą kodów SMS, które otrzymuje na swój telefon. Wniosek o zatrudnienie pracownika – po akceptacji przez kierownika regionalnego – trafia bezpośrednio do opiekuna w Dziale Kadr i Płac. 1 2 3 4 5 CO ZYSKALIŚMY? WIĘCEJ CZASU przełożony jedynie udostępnia pracownikowi e-formularz, a tym samym nie traci czasu na uzupełnianie danych we wniosku o zatrudnienie. Pracownik wpisuje swoje dane w e-formularzu jednorazowo – nie trzeba ich powielać w każdym kolejnym dokumencie, bo zaczytają się w nich automatycznie, a żadne pole nie zostanie pominięte. WYGODĘ elektroniczne dokumenty łatwiej się udostępnia; nie trzeba też kompletować papierowych druków i przesyłać pocztą wewnętrzną do centrali firmy. USPRAWNIENIE PROCESU automatyzacja pozwala przeprowadzić zatrudnie- nie płynniej, minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i przyspiesza przepływ informacji. BEZPIECZEŃSTWO CYFROWE dokumenty są zabezpieczone przed nieautory- zowanym dostępem, uszkodzeniem czy utratą. POZYTYWNY WPŁYW NA ŚRODOWISKO zmniejszyliśmy zużycie papieru, tonerów czy tuszu do drukarek. OBNIŻENIE KOSZTÓW a to za sprawą ograniczenia wydruku dokumentów, znika też problem związany z dodatkowym miejscem potrzebnym do ich przechowywania. Czerwiec 2025 | 23 | NASZA PRACA